Valmis työ on eri asia kuin laskutettu työ

Tilausten saapuessa tasaiseen tahtiin yritys tuudittautuu helposti ajatukseen, että myös laskutusta ja tuloja tulee samaan tahtiin. Täytyy kuitenkin muistaa, että rahaa on mahdollista saada vasta, kun asiakkaille on toimittu laskuja. Jos valmiiden töiden määrä alkaa olla huomattavasti suurempi kuin laskutettujen töiden määrä, yrityksen kannattaa harkita voidaanko laskutusta nopeuttaa automatisoinnilla ja sitä tukevalla ohjelmistoratkaisulla. Miksi laskutus on hidasta? Millaisilla ratkaisuilla sitä voi tehostaa? Esittelemme tässä artikkelissa vastaukset näihin kysymyksiin käsittelemällä tavallisimpia syitä heikkoon laskutusasteeseen sekä ratkaisuja sen parantamiseksi.

Manuaaliset vaiheet hidastavat laskutusta

Hidas laskutus kertoo usein siitä, että laskutuksen toteuttaminen on haastavaa. Manuaaliset tehtäväraportit, paperilla pidettävä tuntikirjanpito ja tarvikkeet vaativat ensin niiden kirjaamisen sähköiseen muotoon, jotta lasku saadaan muodostettua.  Manuaaliset vaiheet ovat aina riski tiedon väärinymmärtämiselle tai häviämiselle. Tämä viivästyttää laskujen kirjaamista ja rasittaa sekä laskutusta että laskutustietoja toteuttavaa henkilöstöä. Kommunikointi eri osapuolien välillä näkyy usein suoraan hitaana laskutuksena. Tämän vuoksi on tärkeä huolehtia, että tiedot välittyvät suoraan järjestelmään heti ensimmäisen kirjauksen yhteydessä. Tällöin tiedot ovat heti kaikkien osapuolien käytettävissä.

Moderni toiminnanohjausjärjestelmä laskutuksen tehostamisessa

Toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa tuntikirjanpidon sekä muiden tärkeiden laskutustietojen siirron tehtävänhallinnasta suoraan laskutuksen käyttöön tehostaa laskutusta merkittävästi. Tehokas ratkaisu tähän on, että kaikki tiedot kirjataan suoraan kentällä mobiiliin päätelaitteen avulla. Mobiiliratkaisulla työntekijät voivat kirjata suoraan tehtävään kuluneet tunnit sekä esimerkiksi urakkatöissä sovitusta poikkeavat resurssit ja tarvikkeet. Kun järjestelmässä on valmiit hinnastot työlle ja tarvikkeille, töiden raportointi luo automaattisesti laskutusperusteet toteutetulle työlle. Järjestelmä auttaa havaitsemaan mitkä tehtävät on jo laskutettu ja mitkä vielä laskuttamatta. Tehokas ja mobiili toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa myös työntekijöiden päivittäisiä rutiineita. Kun manuaalisia vaiheita vähennetään tehtävätietojen siirtämisessä toiminnanohjausjärjestelmään, työntekijät voivat paremmin keskittyä tuottavaan työhön lippulappujen ja taulukoiden täyttämisen sijaan.

Haluatko lisätietoja?

Laskutettujen töiden määrä on yksi KPI-mittari kenttätyön tehokkuuden mittaamiseksi. Lue lisää keinoista tehostaa kenttätyön toimintaa lataamalla maksuton oppaamme aiheesta. Oppaassa käsittelemme mm. kenttätyölle hyödyllisiä mittaristoja sekä miten niitä voidaan käyttää yrityksen toimintojen tehostamiseen.