Artikkelin ensimmäisessä osassa kerroin, miksi pilvilinnat kannattaa unohtaa ja keskittyä määrittelemään vain välttämätön. Tässä osassa keskitytään siihen, miten määritellään vain välttämätön.
Määrittele käyttötapaukset
Tarkkojen ominaisuuslistausten sijaan määrittele ne tärkeät käyttötapaukset, joita järjestelmällä pitää voida ehdottomasti tehdä, jotta järjestelmä tuo teille lisäarvoa. Toisin sanoen, kuvaa ne tapaukset, joita ilman ette voi järjestelmää käyttää tai joita ilman järjestelmä on teille hyödytön.
Mieti vastaukset
Vastaa kysymyksiin: Minkä ongelmien ja haasteiden taklaamiseksi järjestelmä on välttämätön? Minkä asioiden pitää muuttua paremmiksi, kun järjestelmä on käytössä? Mitä hyötyjä haluamme saada ja mitä tavoitteita haluamme järjestelmälle asettaa? Mitä lisäarvoa hankinnalla tavoitellaan? Ehdottoman tärkeää on välittää nämä teille tärkeät asiat, mielellään lyhyine taustatietoineen, myös järjestelmätoimittajaehdokkaiden tietoon. Toimittajan tulee myös voida konkreettisesti osoittaa, miten juuri hänen järjestelmänsä vastaa teidän haasteisiinne ja parhaiten se onnistuu silloin, kun toimittaja on tietoinen todellisesti tarpeesta. Esimerkiksi: Haluamme nopeuttaa laskutustamme ja pystyä lähettämään laskut viikoittain kuukausittaisen laskutuksen sijaan. Tavoitteena on, että heti, kun työ on valmis, laskuttajamme havaitsee sen ja pystyy lähettämään laskun. Lopputuloksena rahan kierto nopeutuu ja kassavirtamme pysyy tasaisena. Tätä vaatimusta vasten järjestelmätoimittajat pystyvät kertomaan ja esittelemään järjestelmänsä tarjoamat ratkaisut tavoitteen saavuttamiseksi, mahdollisesti jopa esittämään vielä tehokkaampia, automatisoituja keinoja.Minimoi tarkkojen vaatimusten määrä
Tavoitteisiin voi kuulua myös tarkkoja vaatimuksia, mutta silloin ne usein ovat enemmän järjestelmän teknisiä vaatimuksia. Esimerkiksi: mobiilin on toimittava myös ilman jatkuvaa verkkoyhteyttä. Mieti kuitenkin jokaisen tarkan vaatimuksen kohdalla, mistä vaatimus kumpuaa: onko vaatimus oikeasti ehdoton? Onko järjestelmä meille todellakin hyödytön ilman tätä ominaisuutta? Kuinka usein ominaisuutta OIKEASTI tarvitaan? Mikäli itsesi haastamisen jälkeenkin tarkka vaatimus tuntuu edelleen ehdottomalta, silloin on järkevää, että tarkka vaatimus on mukana tavoitteissa.Konkreettiset askeleet välttämättömän määrittelemiselle:
- Arvota myös määrittelyvaiheen panokset ja tuotokset. Liian yksityiskohtaiset vaatimukset sitovat paljon aikaa ja resursseja koko prosessin ajan: ensin vaatimuksia kerättäessä ja luotaessa, sitten vertailtaessa toimittajia/järjestelmiä, mahdollisesti järjestelmän toteutusvaiheessa sekä käyttöönotossa ja vielä lopuksi ihmisten opetellessa järjestelmän käyttöä. Lopulta saavutettu hyöty voikin olla vähäinen suhteessa uhrattuihin resursseihin, kun vasta lopullisessa käytössä paljastuu määrittelyvaiheessa luotu, tarpeeton monimutkaisuus.Keskity määrittelemään vain sillä tasolla, joka varmistaa teille tärkeiden avaintavoitteiden saavuttamisen. Ja varmista, että myös toimittaja ymmärtää nämä tavoitteet.
- Kuuntele oman organisaation asiantuntijoita. Todelliset vaatimukset toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteille nousevat yrityksen operatiivisesta toiminnasta. Erilaiset pullonkaulat, kaksinkertainen työ, manuaaliset kirjaukset yms. tehoton työ pitää pyrkiä karsimaan minimiin uuden järjestelmän myötä.
- Aseta tavoitteita, älä rajoitteita. Tarvekartoitus on tärkeä osa yritykselle sopivan järjestelmän löytymistä. Määrittelemisessä pitää kuitenkin olla tarkkana, jotta liian tarkaksi asetetut vaatimukset eivät kahlitse toiminnan kehittämistä liikaa. Sen vuoksi on tärkeintä määrittää ylätasolla käyttötapausten kautta, mitä kriittisiä tarpeita järjestelmällä halutaan ratkaista, eikä miten.
- Käytä järjestelmätoimittajien osaamista hyödyksesi. Kysy. Keskustele. Haasta. Anna järjestelmätoimittajan toimia järjestelmien asiantuntijana ja auttaa teitä tavoitteiden saavuttamisessa. Luota toimittajan valinnassa myös tunteeseen ja omaan arviointikykyyn, älä pelkkään ominaisuuksien vertailuun.