Hillava-blogi

Seinäjoen Energia Oy – Asiakastarina

Seinäjoen Energia tehosti töiden organisointia tuomalla töihin jatkuvan ja reaaliaikaisen näkymän Hillavan avulla. Työnjohto pystyy reagoimaan muutoksiin nykyisin nopeasti myös kentällä ja myös aliurakoitsijoilla on selkeämpi näkymä töihin ja työjonoon.
Seinäjoen-Energia-Hillava

Toimiala: Kaukolämpö

Haaste: Asennustoiminta sisälsi useita manuaalisia vaiheita. Manuaaliset vaiheet hidastivat asennusprosessia ja hankaloittivat töiden organisointia. Tieto jäi pääasiassa työnjohtajan haltuun, jonka vuoksi toimintaan liittyi merkittävä henkilöriski.

Ratkaisu: Hillava tehosti töiden organisointia tuomalla töihin jatkuvan, reaaliaikaisen näkymän. Työnjohto pystyy reagoimaan muutoksiin nykyisin nopeasti myös kentällä ja aliurakoitsijoilla on selkeämpi näkymä töihin ja työjonoon.

Hillava tarjosi tehokkaan vaihtoehdon tiedonkulkuun

Seinäjoen Energian kaukolämpöyksikkö aloitti yhteistyön Aitio Finlandin kanssa kesällä 2017. Jo aivan yhteistyön alkumetreillä yksikössä huomattiin, että Hillava ratkaisisi heidän toimintansa yleisimmät haasteet.

Kaukolämpöyksikön työ vaatii jatkuvaa tiedon siirtoa taholta toiselle sekä tehtävätietojen päivittämistä. Aiemmin tieto välitettiin useimmiten soittamalla, jolloin ajan tasalla pysyminen vaati jatkuvaa perään soittamista. Kaukolämmöllä oli jo pitkään mietitty, miten tiedon manuaaliseen siirtämiseen saataisiin tehokas, liikkuvaa työtä palveleva ratkaisu – Hillava tarjosi tähän valmiin ratkaisun.

Hillava helpottaa työnjohdon toimintaa

Yksi Hillavan suurimmista hyödyistä on sen tarjoama tuki Seinäjoen Energian työnjohdolle. ”Käytännössä työnjohto luo tehtävän, kun esimerkiksi toimistolle tulee kaukolämpötilauksia. Uusi kohde lisätään Hillavaan, aikataulutetaan kohteen perusteella ja aikataulusta sovitaan asiakkaan kanssa”, kaukolämmöllä työnjohtajana toimiva Tatu Luoma kuvaa työnjohdon prosessia.

SE:n kaukolämpöyksikkö suorittaa asiakaskäynnit itse, jonka jälkeen rakennusvaiheen toimenpiteet ohjataan urakoitsijoille. ”Ennen vanhaan tiedot uudesta kohteesta soitettiin aliurakoitsijoille. Tiedot saatettiin ottaa muistiin post-it -lapulle ja asioita saattoi jäädä tekemättä – tai unohtua”, Tatu jatkaa.

Varmuutta ja tehokkuutta tiedonvälitykseen

Aiempi tapa välittää tieto työnjohdolta kenttätyöntekijöille aiheutti riskin ns. rikkinäisestä puhelimesta – eli tietoja saatettiin kuulla tai ymmärtää väärin. Oli myös riski, ettei työnjohto yksinkertaisesti muista kertoa kaikkea kohteeseen liittyvää, jolloin tieto oli hajanaista ja lisätietoja selvitettiin puhelimitse. Nykyisin tieto siirtyy työnjohdon ja kenttätyöntekijöiden välillä aukottomasti ja automaattisesti, minkä lisäksi työnjohto voi tehdä tarvittaessa muutoksia esimerkiksi kohdetietoihin tai resursointiin myös suoraan kentältä.

Järjestelmällisyys osaksi töiden organisointia

”Haasteena oli lyhyesti sanottuna töiden organisointi”, Tatu kertoo. Seinäjoen Energialla työtehtävien päivittäinen määrä on suuri ja niiden prioriteetti saattaa vaihdella välittömästä kiireettömään.

”Töiden järjestäminen ja niiden muistissa pysyminen oli kateissa. Meillä ei ollut näkymää nykyhetkeen tai tulevaisuuteen. Tarvitsimme aina erillisen palaverin tai tietojen manuaalisen koonnin näkymän rakentamiseksi”, Tatu kertoo. Hillavan ansiosta kaukolämpöyksiköllä on nykyisin aina reaaliaikainen näkymä tehtäviin ja resursointiin, joka tukee töiden organisointia.

Vähemmän stressiä, enemmän turvaa

Hillavan ansiosta tieto on siirtynyt työnjohdon päästä yksikön yhteiseen järjestelmään. Kun asiat eivät enää ole vain työnjohtajan omassa muistissa, auttaa se vähentämään työjohdon stressiä ja parantamaan henkistä jaksamista.

Hillava tarjoaa myös turvaa liiketoiminnalle siirtämällä aiemmin pelkästään työnjohdon hallussa olleen tiedon kaikkien tarvitsijoiden saataville varmatoimiseen pilvipalveluun. Ennen työnjohdon sairastuminen tai muu äkillinen poissaolo saattoi sotkea koko työviikon suunnitelmat ja asennustoiminnan. Kun kaikki tieto on dokumentoituna ja työt suunniteltuna yhdessä järjestelmässä, voi työteko jatkua normaalisti äkillisissä muutostilanteissa. Toimintaan ei liity enää aiemman kaltaista henkilöriskiä.

Selkeyttä ja tehokkuutta työvaiheisiin ja viestintään

Hillavan ja sen töihin liittyvien kuittausten ansiosta tieto prosessin eri vaiheiden valmistumisesta välittyy heti muille osapuolille. Ennen tiedot välitettiin joko puhelimitse, tekstiviestillä tai sähköpostilla – eli täysin manuaalisesti. Tämän vuoksi tieto edellisen vaiheen valmistumisesta saattoi helposti jäädä roikkumaan tai jopa kokonaan laittamatta. Nyt Seinäjoen Energia on saanut Hillavalla selkeyttä viestintään eri työvaiheiden välillä. Nopea viestintä myös tehostaa seuraavan työvaiheen suorituksen aloittamista ja siten koko työn valmistumista.

Dokumentit kätevästi mobiilissa

Asentaja- ja urakoitsijapuolella Hillavan käyttö keskittyy pääasiassa toteutuneiden töiden leimaamiseen. Joskus kentällä on kuitenkin tarve lisätä tai tutkia kohteen tietoja.

Hillavan avulla asentajat saavat avattua työkohteen tiedot, kuten kuvat ja kohdedokumentit, suoraan mobiilisti kentällä. Kun kohdetiedot ovat tallessa helppokäyttöisellä mobiilialustalla, ei kenttätyöntekijöiden tarvitse kantaa mukanaan enää lukuisia erillisiä kohdepapereita. Mobiilisti mukana kulkevien kohdetietojen ansiosta myös ylimääräiset selvityspuhelut – sekä kohdetiedoista että asiakkaan yhteystiedoista – ovat poistuneet prosessista täysin.

Hillava on myös Seinäjoen kaupungin käytössä

Seinäjoen kaupunki mittaa kaikki uudet asennukset piirtääkseen putkien sijainnit kaupungin virallisille kartoille. Sen vuoksi jokaisesta Seinäjoen Energian työmaasta tulee ilmoittaa kaupungille. Ennen mittaukset saattoivat jäädä roikkumaan, koska tieto töiden valmistumisesta ei liikkunut toivotulla tavalla. Seinäjoen Energia toimitti Seinäjoen kaupungin käyttöön puhelimen, jolle Hillava on asennettuna. Tämän ansiosta kaupungin mittaajat saavat automaattisesti ilmoituksen siitä, kun työmaa valmistuu ja on valmis mitattavaksi.

Aitio Finland toteuttaa ratkaisuja asiakkaidensa aitoihin tarpeisiin

Aitio on kehittänyt Hillavaa vastaamaan entistä paremmin Seinäjoen Energian ja kaukolämpöyksikön tarpeisiin. Myös käytön aikana nousseet uudet tarpeet on huomioitu Hillavan jatkuvassa kehittämisessä. ”Ohjelmiston puolesta Hillava on ollut hyvin muokattavissa ja olemme saaneet tarvittavat lisäominaisuudet helposti”, Tatu kertoo yhteistyöstä Aitio Finlandin kanssa.

”Suosittelen Hillavaa kaikkeen asennustoimintaan. Yrityksille, jossa on paljon erilaisia ja vaihtuvia kohteita sekä erilaisia prosesseja. Kun yksikään päivä ei ole samanlainen, Hillava järkeistää paljon yrityksen prosesseja”, Tatu kommentoi.

Seinäjoen Energia Oy on vuonna 1927 perustettu kuntaomisteinen yhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen niin sähkön, kaukolämmön kuin vesihuollon palveluja. Yhtiö myy kaukolämpöä Seinäjoen ja Peräseinäjoen taajamissa ja toteuttaa kaukolämpöputkien asennuksia seudulla.

Seinäjoki-Nurmo taajama on kuluneen 30 vuoden aikana kasvanut n. 4 %:n vuosivauhdilla ja taajaman rakennuskanta kaksinkertaistuu n. 20 vuodessa. Kaukolämmitettyjä rakennuksia taajamassa on n. 12 000 000 rakennuskuutiota ja niissä asuu noin 37 000 seinäjokilaista.

Seinäjoen Energia -konserni koostuu Seinäjoen kaupungin kokonaan omistamista yhtiöistä Seinäjoen Energia Oy ja Seiverkot Oy.

Lisätietoja:
Tatu Luoma, työnjohtaja
tatu.luoma(a)sen.fi
Seinäjoen Energia Oy

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Hillava-blogi

Poimi parhaat vinkit esimerkiksi toiminnanohjaukseen, mobiiliin töidenhallintaan, resurssienhallintaan ja järjestelmän käyttöönottoon.

Tilaa uusimmat artikkelit sähköpostiisi:
Artikkelit aiheittain