Toimiala: Keittiökalusteiden valmistus ja asennus
Haaste: Yrityksen asennusten tilaustenhallinointi oli hidasta johtuen manuaalisesta resurssienhallinnasta
Ratkaisu: Hillava tehosti resurssienhallintaa ja nopeutti tilausten kirjaamista. Puustelli voi heti tilauksen yhteydessä varata asiakkaalle asennusajan ja tietyn asentajan, parantaen asiakaskokemusta ja helpottaen asentajien työtä. Myös kaikki tehtävään liittyvät dokumentaatiot ovat nyt yhdessä, helppokäyttöisessä järjestelmässä tarvittavien osapuolien saatavilla.
Paperikalentereita ja puhelinrumbaa
Ennen Hillava-järjestelmää Puustellin asennusorganisaatioiden työvarauksia ja kuormituksia hallinnoitiin paperisilla kalentereilla ja myymälöiden seiniltä löytyvillä asennustauluilla. Kalentereihin merkittiin asennusvaraukset ja työtehtävien hallinnointi oli fyysisen taulun varassa. Asennusten sopimisen yhteydessä vaadittiin usein paljon soittamista asentajien ja asiakkaiden välillä asennusajan määrittämiseksi. Myös laadunvalvonta oli täysin luoton varassa, kun helppoja keinoja seurata asentajien työn tuloksia ei ollut.
Lisäksi reklamaatioiden suhteen kaivattiin tehostamista – ennen Hillavaa mahdolliset reklamaatiokuvat jouduttiin lähettämään erikseen kuormittajalle ja sitten tehtaalle. Puustellilla oli käytössään järjestelmä, jolla tilaukset hallinnoitiin, mutta tilaukset tehtiin aina paperilla tai Wordilla ja niiden kirjaaminen tilaukseksi saattoi kestää jopa viikkoja. Syynä tähän oli usein juuri se, että saatavilla olevien resurssien selvittäminen ja asiakkaiden kontaktointi sopivista ajankohdista veivät merkittävästi aikaa.
Haussa erityisesti myyjien työtä tehostava ratkaisu
Vaikka vanha perinteinen paperikalenteri toimi yritykselle kaksi vuosikymmentä, Puustelli halusi tehostaa toimintojaan ja erityisesti myyjien työtä. Puustelli haki ratkaisua, jolla myyjät näkevät jo myyntitilanteessa, milloin kukakin asentaja on vapaana. Näin myyjät voisivat luvata asiakkaille toimituksen ajankohdan suoraan tietylle viikolle ja saavuttaa sekä kilpailuetua että paremman asiakaskokemuksen. Lisäksi Puustelli tavoitteli tehokuutta liiketoimintaansa prosessien seurannalla.
Yhteistyö syntyi suositusten kautta
Aitio Finland Oy on tehnyt yhteistyötä Harjavalta-konserniin kuuluvan Kastelli-talojen kanssa, jonka suositusten pohjalta Puustelli lähestyi Aitio Finlandia suoraan Hillavan sopivuudesta heille. Projekti aloitettiin vuoden 2015 alkupuolella ja yhteistyön aikana Hillavaa lajennettiin sopimaan juuri Puustellille ja sen toimintatapoihin. Ratkaisu otettiin ensin käyttöön osassa pääkaupunkiseudun liikkeitä ja pilottivaiheen jälkeen uusi ratkaisu muutoksineen lanseerattiin käyttöön kaikissa verkoston isoissa liikkeissä. Hillava on ollut Puustellin laajassa käytössä jo vuoden 2016 keväästä lähtien.
Hillava oli Puustellin tarpeisiin helposti mukautuva ratkaisu
Hillava integroitiin Puustellin olemassa olevaan tilausjärjestelmään, Puusnettiin ja nykyisin Hillavassa hallinnoidaan asennusten kulku, resursointi ja seuranta. Lisäksi järjestelmään tehtiin lokalisointi, joka mahdollisti käyttöliittymän käyttämisen myös ruotsinkielisille käyttäjille. Responsiivisen mobiilikäyttöliittymän ansiosta järjestelmän käyttö saatiin taattua myös kaikille mahdollisille asentajien käytössä oleville mobiililaitteille, joissa Hillavaa voidaan käyttää mobiililaitteen selaimissa niiden mallista riippumatta.
Hillavan ominaisuuksien ansiosta asennuspäälliköt ja yrittäjät näkevät vain oman myymälänsä asentajat ja voivat tarvittaessa jakaa oikeuksia naapuri-paikkakuntien asentajille. Myös myyjille tehtiin samanlaiset rajoitukset ja heillä on mahdollisuus tarkastella varaustilannetta tehokkaasti koko toiminta-alueensa sisällä.
Tehostettua myyntiä
Ratkaisun sovittamisessa, asennuspäälli-köiden ja yrittäjien tehtävien helpottaminen olivat etusijalla. Hillavan avulla myyjät voivat suoraan katsoa myynnin yhteydessä, ketkä asentajista ovat vapaina mahdollisina toimitusaikoina ja varata suoraan heille asennusajan, joka ilmoitetaan asiakkaalle tilauksen yhteydessä. Myyjät ovat myös oppineet hyödyntämään Hillavaa itse myynnissä liiketoimintajohtaja Jouko Pussisen mukaan:
”Myyjät voivat käyttää Hillavaa myös myyntityössä yhtenä työkaluna ja näyttää asiakkaille, miten Puustelli toimii ja miten työprojektit rekisteröidään Hillavaan.”
Helpotusta asentajien työhön
Uusi järjestelmä helpottaa merkittävästi myös asentajien arkea – he voivat suoraan merkitä lomansa järjestelmään tai tarkkailla tulevien viikkojen työmääriä määrittääkseen
esimerkiksi kannattaako Puustellilta tulleiden töiden ohelle ottaa ulkopuolisia keikkoja tasaisen työmäärän takaamiseksi. Puustelli käyttää työssään alihankkijoita, itsenäisiä asentajia, jotka työllistyvät valtaosin Puustellin kautta, joten Hillava mahdollistaa asentajille entistä tehokkaamman oman työnsä ja kuormituksen seurannan.
Asentajat saavat myös kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot suoraan järjestelmästä ja voivat Hillavalla raportoida muualla, kuin asennuskohteessa oleville asiakkaille, miten työ edistyy: ”Se on taas toinen iso juttu ja luottamusta herättävä asia. Asentajat kans tykänneet, että saa paljon tietoa helposti, helpottaa kaikkia osapuolia myös reklamaatioiden ja lisätöiden suhteen”, Pussinen kertoo.
Työnjohdolle tukea laadunvarmistamiseen
Puustellin organisaatio voi Hillavan avulla helposti seurata, etenevätkö työt Puustellin määrittämien prosessien mukaisesti – kuinka kauan asentamiseen on kulunut aikaa ja miten asentaja on ollut kohteessa paikalla. Prosessien toteutumisen seurannalla Puustelli voi taata työn laadun ja parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen. Puustelli-organisaatio voi seurata asentajien Hillavaan lataamien työvaihekuvien avulla myös asennuksen lopputulosta ja vastaavuutta tilaukseen – onko asennettu jälki vaatimuksien mukainen? Lisäksi he voivat heti reagoida asentajan raportoimiin ongelmakohtiin, kuten materiaalien kolhiintumiseen kuljetuksen aikana. Hillava mahdollistaakin tehokkaan reklamaatioiden hallinnan ja lisätöiden kirjaamisen.
Seurattavampaa laskutusta
Nykyään Puustelli näkee myös laskutuksen tilan suoraan Hillavasta – onko työmaa luovutettu ja laskutettu? Laskutusten tila ja samalla työprosessin vaiheiden seuranta helpottaa merkittävästi myös töidenhallintaa.
”Oli firma iso tai pieni, jos haluaa tehdä asioita ammattimaisesti, niin silloin ainoa oikea tapa on sähköinen töidenhallintajärjestelmä Hillava”. Ammattimaisuus onkin tärkeässä asemassa, jos asiat halutaan pitää oikeasti järjestyksessä. ”Varsinkin yrittäjille on hyötyä tästä seurannasta. Hillavan käyttäjä voi aina seurata työn etenemistä värikoodeilla.”
Puustellin perinteinen prosessi osaksi uutta ratkaisua
Järjestelmään otettiin mukaan myös Puustellin perinteinen asiakasprosessi – Hillavan vaiheisiin kuuluu viikkoa ennen tapahtuva asiakkaan tiedottaminen, jolloin asentaja soittaa tarkasta asennus-ajankohdasta asiakkaalle muistut-taakseen, milloin heidän pitäisi olla avaamassa ovea. Asiakaskontaktointi on pakollinen vaihe Puustellin työprosessissa ja sen vuoksi se on samanlaisessa asemassa myös Hillavassa – asentaja ei voi siirtyä muihin tehtävän työvaiheisiin ennen asiakassoiton toteut-tamista ja merkitsemistä suoritetuksi. Tällä tavoin Hillava on myös helpottanut ja automatisoinut Puustellin asiakasviestintää.
Käyttöönotto toteutettiin vaiheittain
Hillavan käyttöönotto yrityksessä oli erityisesti asennusorganisaatiolle suuri uudistus ja toi mukanaan merkittäviä muutoksia perinteisiin työn prosesseihin. Käyttöönotto aloitettiin Helsingissä, jossa aiheesta pidettiin koulutuksia ja ratkaisun käyttöön opeteltiin koekäytön kautta. Laajennuksen yhteydessä ensimmäisen vaiheen opit siirrettiin koko organisaation laajuudella käyttöön.
Yleisesti ratkaisu on ollut erittäin helposti omaksuttavissa asentajille, jotka ovat entuudestaan tottuneet toimimaan älypuhelimilla tai tableteilla, mutta myös vähemmän aktiiviset älypuhelinten käyttäjät oppivat nopeasti järjestelmän käyttöön. Pussinen kertoo vastaanotosta: ”Erityisesti vanhempi sukupolvi ei ole tottunut pitämään puhelinta työkaluna ja oudoksui aluksi ratkaisua, mutta tottuivat helposti ratkaisun käyttöön”. Tärkeintä asentajille on juuri Hillavaan liittyvien toimenpiteiden normalisointi – kun he ovat oppineet kirjaamaan aamulla itsensä sisään ja myöhemmin illalla ulos, Hillavasta on tullut heille luonnollinen osa työntekoa ja arkea.
—
Puustelli Group Oy valmistaa keittiökalusteita Harjavallassa sijaitsevilla tuotantolaitoksillaan. Puustelli Group Oy on osa kotimaisen perheyhtiön Harjavalta-konsernia. Konserniin kuuluu mm. myös Kastelli-talot ja rakennusliike Lapti. Konsernin palveluksessa työskentelee n. 850 henkilöä ja verkostoineen konserni työllistää yhteensä noin 2000 henkilöä. Konsernin liikevaihto vuonna 2016 oli n. 313 miljoonaa euroa.
Puustelli Group Oy on alansa markkinajohtajia Suomessa ja vahvasti kansainvälistyvä organisaatio. Tällä hetkellä Puustelli-keittiöitä viedään Ruotsiin, Venäjälle, Baltian maihin ja USA:han, jossa ensimmäinen myymälä avataan Minneapolisissa heinäkuussa 2017.
Lisätietoja:
Jouko Pussinen, liiketoimintajohtaja
jouko.pussinen(a)puustelli.com
Puustelli Group Oy