Näin tehostat resurssienhallintaa ja kasvatat laskutusastetta

Palveluliiketoiminnassa henkilöstö on yrityksen tärkein resurssi. Ilman henkilöstöä liiketoimintaa ei käytännössä ole ja laskutusta ei synny. Laskutuksen määrä kuitenkin riippuu vahvasti siitä, kuinka tehokkaasti resurssit saadaan hallittua ja resurssien aika käytettyä laskutettavaan tekemiseen. Palvelu- ja projektiliiketoiminta on täsmälleen niin tehokasta, kuin henkilöstöresurssit ovat. Henkilöstön käytettävissä olevat tunnit ratkaisevat, kuinka paljon laskutusta voidaan tehdä. Toisin kuin tuoteliiketoiminnassa, jossa myyntiä voidaan kasvattaa esimerkiksi uusilla ominaisuuksilla, palveluliiketoiminnassa laskutusta voidaan kasvattaa vain käytettävissä olevien tuntien puitteissa.

Ajankäyttö – mihin henkilöstön aika kuluu?

Vaikka yritys pystyisi seuraamaan laite-, kone- ja ajoneuvoresursseja, palveluliiketoiminnan kannalta ehdottomasti tärkeämpää on henkilöresurssien seuraaminen. Erityisen tärkeää on seurata henkilöstöresurssien ajankäyttöä – mihin henkilöstön aika kuluu? Työajanseurannassa on tärkeää keskittyä seuraamaan, mihin työtehtäviin henkilöstöllä kuluu aikaa ja kuinka paljon aikaa kuluu ei-laskutettavaan työhön. Työtehtävien seuranta antaa parhaan näkymän ajan ja tehokkuuden seurantaan sekä mahdollistaa toiminnan tehostamista ohjaamalla työntekijöiden aikaa ei-tuottavasta työstä tuottavaan työhön.

Työtehtävien vaihtoväli – kuinka tehokkaasti uusi tehtävä ohjataan työntekijälle?

Kun yksi työtehtävä on saatu päätökseen, tehokkuuden kannalta on tärkeää, että työntekijä tietää heti, mitä hän tekee seuraavaksi. Hukka-ajan minimointi edellyttää yritykseltä työkaluja työtehtävien vaihtovälin tehostamiseen. Yrityksellä tulee olla käytössään myös työkalut seurata, kenelle uudet tehtävät voidaan ohjata – kenellä on aikaa ja resursseja tai kenen edellinen tehtävä on pian loppumassa? Mitä helpommin ja tehokkaammin työtehtävät saadaan ohjattua vapaille resursseille, sitä nopeammin ne saadaan siirrettyä laskutettavaksi ja henkilöresurssien työaika käytettyä tuottavaan työhön. Palveluliiketoiminnassa nopeat työtehtävien vaihtovälit kulkevat käsi kädessä tehokkuuden kanssa.

Mobiili toiminnanohjaus – dokumentoinnin tehostaminen säästää aikaa ja lisää toiminnan läpinäkyvyyttä

Jos työtä suoritetaan muualla, kuin yhdellä kiinteällä työpisteellä, on tärkeää, että työhön tarvittavat pohjatiedot ja välineet työtilanteen raportointiin kulkevat myös työntekijöiden mukana. Liikkuvassa työssä tämä tarkoittaa toimintojen tehostamista, kun kuittaus suoritetusta työstä saadaan tehtyä jo kentällä ja uusi tehtävä saadaan välitettyä työntekijälle jo ennen tämän palaamista toimistolle. Myös laskutusta voidaan nopeuttaa, kun kuittaus töistä saadaan heti niiden valmistuttua. Samalla työn dokumentointi helpottuu, kun työntekijät suorittavat tarvittavan dokumentoinnin heti työn suorittamisen yhteydessä – näin työntekijöiden ei tarvitse enää muistella toimiston koneen äärellä loppuviikosta, mitä kaikkea alkuviikosta tulikaan kuitattua suoritetuiksi.

Töiden pohjatiedot – miten työntekijä saa työhön tarvittavan tiedon?

Palveluliiketoiminnassa työntekijä on resurssienhallinnan kannalta usein kriittisin tekijä ja vaikuttaa siten myös resurssienhallinnan tarpeeseen mukautua muuttuviin olosuhteisiin. Yrityksen on kyettävä reagoimaan nopeasti esimerkiksi työntekijöiden sairastapauksissa. Käsittelimme aihetta kattavammin aiemmassa blogiartikkelissamme. On tärkeää, että yrityksellä on tehokas keino seurata, kenelle työ voidaan ohjata muuttuneiden olosuhteiden vuoksi. Myös töiden pohjatiedot tulee saada helposti korvaavalle työntekijälle. Mobiilin toiminnanohjauksen avulla myös liikkeellä oleva työntekijä saa ilmoituksen uudesta työstä sekä siihen tarvittavat pohjatiedot helposti mobiilissa. Näin yritys säästää merkittävästi aikaa perinteiseen korvaajan soitteluun ja dokumenttien välitykseen kuluvassa ajassa, kun työntekijän ei tarvitse välttämättä käydä edes toimistolla ennen uuden tehtävän pariin siirtymistä.

Haluatko lisätietoja?

Jos resurssienhallinnan tehostaminen on sinulle ajankohtainen aihe, ota meihin yhteyttä – luodaan yhdessä yrityksellenne pohjat toimia tehokkaasti!