Useimmissa yrityksissä seuraavan viikon työt on suunniteltu huolella: kaikki tietävät mitä töitä kenellekin on suunniteltu ja mitä kalustoa töihin tarvitaan. Mutta mitä tapahtuu sitten, kun arkeen tulee muutoksia? Jos joku sairastuu, työ siirtyy tai tulee uusi työ, joka pitää mahduttaa viikon aikatauluun?
Usein muutoksilla on tapana vaikuttaa useampaan kuin yhteen palikkaan ja pahimmillaan viikon työt on suunniteltava kokonaan lennosta uusiksi. Käsittelemme tämänkertaisessa blogiartikkelissamme sitä, millaisilla ratkaisuilla muuttuvat työsuunnitelmat on mahdollista hallita tehokkaasti sekä kuinka tehokkuudella voidaan lisätä asiakastyytyväisyyttä.
Perinteiset haasteet suunnitelmien muutoksissa
Jos työsuunnitelmat on yrityksessä tulostettu paperille, on niihin hankala tehdä yksittäisiä muutoksia. Päivitettyjä tussitaulusuunnitelmiakin on vaikea jakaa työntekijöille aamupalaverin jälkeen. Myös työohjeet voivat muuttua viime hetkellä, jos työn sisältö muuttuu tai jokin työkohteen tieto pitää päivittää. Tietojen kirjaaja on voinut tehdä inhimillisen virheen ja järjestelmään on päätynyt väärää tietoa esim. työkohteeseen tai projektiin liittyen.
Perinteinen ratkaisu muutoksiin vastaamisessa on soittaa kaikki asianomaiset tahot läpi ja toivoa, että asiat on ymmärretty oikein. Työohjeisiin liittyvissä muutoksissa uusi tieto tulisi kuitenkin viestiä asianomaisille kirjallisena – nopeasti ja sujuvasti. Tällöin pelkkä puhelu ei riitä tarkkojen muutostietojen välittämiseen.
Mobiilit ratkaisut osana hallinnan tehostamista
Nykyään on tarjolla moderneja töiden- ja resurssienhallintaratkaisuja, toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka mahdollistavat muutoksiin reagoimisen reaaliajassa. Laajat mobiiliominaisuudet sisältävällä toiminnanohjausjärjestelmällä muutosten viestintä työntekijöille on automaattista ja kännykässä oleva työlista päivittyy automaattisesti ajan tasalle. Järjestelmän avulla työnjohtajat pääsevät kiinni kunkin työntekijän nykyiseen työtilanteeseen nähdäkseen, miten uusi työnjako olisi järkevintä toteuttaa.
Mobiilikäyttöisen järjestelmän avulla myös dokumentit ja muut tietopäivitykset saadaan kaikille tiedoksi reaaliajassa ilman ylimääräistä hässäkkää ja puhelinrumbaa. Mobiilikäyttöisen järjestelmän avulla kerran päivitetty tieto on kirjallisena kaikkien asianomaisten saatavilla helposti ja nopeasti.
Mobiilin ratkaisun tärkeys korostuu erityisesti Field Service Managementissä, eli liikkuvan työn hallinnassa – muutokset aikatauluun ja resursointiin on erityisen tärkeää saada tietoon juuri liikkeellä oleville työntekijöille, joiden koko päiväsuunnitelma saattaa pohjautua jo vanhentuneeseen tietoon.
Parempi muutostenhallinta – mitä se tarkoittaa arjessa?
Kun muutostenhallintaan on toimivat työkalut, työntekijöiden tyhjäkäynti vähenee ja he voivat rauhassa keskittyä tuottavaan työhön. Yritykselle se antaa lisää kapasiteettia ja parantaa laskutusastetta. Parempi muutostenhallinta tarkoittaa myös parempaa asiakastyytyväisyyttä, kun voidaan antaa nopeammin palvelua. Eräs myyjä kuvailee asiaa näin:
”Aiemmin kun ei ollut töidenhallintajärjestelmää käytössä ja tein laitteista ja niiden asennuksesta kaupat puhelimessa, piti aina jättää asia kesken tässä vaiheessa ja alkaa soittelemaan ja kyselemään työnjohtajilta, että kuka asentajista ehtisi tekemään kyseisen asennuksen. Tämä vaati useamman puhelun, joista viimeisen tein asiakkaalle ja vahvistin lopulta asennusajan.
Nykyisin pystyn katsomaan suoraan, ketkä asentajat ovat vapaana ja saman kauppojen klousauspuhelun aikana voin heti kysyä asiakkaalta, että sopisiko teille asennus ensi viikon torstaina kello 14:00. Eli sen lisäksi, että työkalu helpottaa omaa elämää, niin kyllähän tässä voi nykyisin antaa selvästi nopeampaa ja parempaa palvelua asiakkaille. Se tuntuu hyvälle.”
Muutokset viikottaisiin suunnitelmiin voivat siis tarkoittaa myös kasvua yrityksen tuloksissa ja mahdollisuuksia tehokkaampaan työskentelyyn. Sen vuoksi on tärkeä pohtia yrityksenne nykyistä muutostenhallinnan tilaa – onko tilanteenne aidosti hallussa vai voisiko arjen sirkusta selkiyttää ja sujuvoittaa nykyisestä?
Haluatko lisätietoja?
Jos sinulle heräsi kysymyksiä tai haluat keskustella aiheesta lisää,
ota rohkeasti yhteyttä – keskustelemme mielellämme tarkemmin lisää tilanteestanne!
