Hillava-blogi

KL Lämpö Oy – Asiakastarina

KL-Lämpö päätti viedä toimintansa seuraavalle tasolle tehostamalla toimintaansa sähköisellä töidenhallintaratkaisulla. Yritys halusi nykyaikaisen toimintamallin kasvun tueksi ja reaaliaikaisen näkyvyyden työkohteisiin ympäri Suomea kiertävien työntekijöiden käyttöön.
KL-Lämpö-Oy

Toimiala: Vedenkäsittelypalvelut 

Haaste: Yrityksen töidenhallinta perustui täysin paperipohjaiseen ratkaisuun. Hillava toi helpotusta töiden johtamiseen ja kustannusseurantaan. 

Ratkaisu: Hillavan ansiosta tieto kulkee yrityksessä reaaliaikaisesti kentältä konttorille ja  päinvastoin. Huoltokohteen tiedot löytyvät huoltotiimiltä aina mobiilisti mukana, samoin kuin huoltotoimenpiteisiin liittyvät prosessidokumentaatiot. KL-Lämpö on pystynyt tehostamaan ja parantamaan raportointiaan kentällä päivitettävien kuvien ja työkirjausten ansiosta, luoden Hillavalla lisäarvoa myös omille asiakkailleen.

 

KL-lämpö valitsi Hillavan työkaluksi yrityksen kehittämiseen

Vuonna 2016 KL-lämpö päätti viedä toimintansa seuraavalle tasolle tehostamalla toimintaansa töidenhallintaratkaisulla. Vaikka uudelle järjestelmälle ei ollut vielä silloin pakottavaa tarvetta, yrityksessä havahduttiin siihen, ettei nykyinen toimintamalli tukisi kasvavan yrityksen toimintaa enää tulevaisuudessa. Ympäri Suomea kiertävien työntekijöiden käytössä ei ollut järjestelmää, joka tarjoaisi reaaliaikaista tietoa työkohteista tueksi tehtävien toteutukseen. Lisäksi työnjohdolta puuttui näkyvyys siihen, mitä töitä tehdään missä, milloin ja kenen toimesta. Ratkaisua näihin haasteisiin lähdettiin hakemaan Aitio Finland Oy:n toimittamalla Hillava-toiminnan-ohjausjärjestelmällä

Lähtöasetelmana paperipohjainen töidenhallinta

Ennen Hillavaa KL-Lämmön töidenhallinta perustui perinteiseen tapaan paperilappu-pohjaiseen tehtävien jakoon. Hillavan käyttöönoton myötä KL-lämpö saa kaiken tiedon ja raportoinnin kulkemaan suoraan mobiilisti työmaalta esimiehelle ja esimieheltä työmaalle.

Tiedot, ohjeet ja raportointi – mobiilisti kentällä

Hillava tuo huoltotoimenpiteiden tiedot reaaliaikaisesti esimieheltä asentajille. Samalla tapaa asentaja voi raportoida poikkeamista työkohteessa suoraan esimiehelle, tehdä alustavat raportit ja liittää työkohteen kuvat osaksi raporttia. Suuri merkitys uudella ratkaisulla onkin ollut asentajien toiminnan helpottamiseen.

”Hillava on helpottanut merkittävästi asentajien tekemistä. Paperit ja niiden mukana olevat tiedot voivat helposti hukkua – puhelin vaikeammin. Kaikki tarvittava tieto löytyy aina asentajan kädestä, ei tarvitse kuin nappia painaa niin se on siinä. Asentajat ovat myös olleet tyytyväisiä.”

KL-Lämpö on lisäksi laatinut ratkaisun yhteyteen dokumentaatiot helpottamaan prosessinmukaista toimintaa ja tukemaan tekemisen laatua. Hillavasta muutamalla klikkauksella löytyvä muistilista pitää sisällään prosessilistauksen siitä, mitä asentajien kuuluu tehdä ja missä järjestyksessä. Kuljetukset-osio sisältää tiedot logistiikkaan liittyvistä yhteystyösopimuksista ja yhteyshenkilöistä. Lisäksi asentajat voivat hyödyntää Työkohteen riskiarviointi -dokumenttia tukena ennen töiden aloittamista tehtävää riskiarviointia kohteesta.

Varmuutta ja seurattavuutta toimintaan

Vesihuollossa käytettävät kemikaalit ovat merkittävässä osassa KL-Lämmön huolto- ja ylläpitotoimenpiteitä. Sen vuoksi on tärkeää, että yrityksellä on luotettava ja helppo tapa seurata, missä töissä mitäkin kemikaalia on käytetty – ja milloin. Hillavan mukana jokaisessa työssä käytetty kemikaali ja sen eränumerot saadaan talteen. Tämä auttaa yritystä reagoimaan nopeasti harvinaisissa poikkeustapauksissa, kuten jos käytetyn kemikaalin erässä on havaittu jotain tavallisesta poikkeavaa. Näin KL-Lämpö voi suoraan tarkistaa kaikki projektit, joissa samaa erää on käytetty, ja vastata havaintoon sopivilla toimenpiteillä, nopeasti.

Hillavan ansiosta asentajan vaihtuminen kesken töiden ei myöskään aseta enää haasteita – ajantasaiset tiedot saadaan jaettua helposti ja mobiilisti kaikille tarvittaville osapuolille.

 

Hillava integroitui olemassa oleviin järjestelmiin

KL-Lämmöllä oli käytössään toiminnan-ohjausjärjestelmä, joka tuki tilausten käsittelyä, muttei asentajien toimintaa kentällä. Kaikkiin ERP-merkintöihin liittyi tilauksia ja tilausmerkintöjä, joita ei tarvita asentajien työssä kentällä. Sen vuoksi oli tärkeää, että KL-Lämmön uusi ratkaisu toimisi yhdessä olemassa olevan ratkaisun kanssa ilman, että niiden välille syntyisi toimintaa vaikeuttavia päällekkäisyyksiä. Integraation kautta käytössä olleen Lemonsoft ERP -järjestelmän kaikki asennustyöt saadaan tuotua suoraan Hillavaan – ja asentajien ulottuville.

Asiakasystävällisempää raportointia

KL-Lämmölle on tärkeää toimittaa asennustöistä asiakkaita palvelevat, visuaaliset ja helppolukuiset raportit. Tämä otettiin huomioon jo heti Hillavan käyttöönoton alkuvaiheissa, ja nyt raportointi on vakiintunut kentän ja konttorin väliseksi prosessiksi. Suurin osa raportin sisällöstä tulee automaattisesti työtehtävien yhteydessä, jonka lisäksi asentajat täydentävät tietoja kentällä tehtävällä pikaraportilla ja kohdekuvilla.

Konttorin päädyn tehtävänä on kentältä tulleen sisällön viimeistely esim. korjaamalla kiireessä tulleet kirjoitusvirheet tai erikoiset lauserakenteet. Tämän lisäksi raportteja täydennetään lisäämällä jälkitoimenpide-ehdotukset. Tämän jälkeen asiakasystävällinen, selkeärakenteinen, helppolukuinen ja visuaalinen raportti on valmiina matkaan asiakkaille, tehostaen yrityksen asiakasviestintää ja asiakas-kokemuksen muodostamista.

Kustannusseuranta ja -tehokkuus pitkäaikaisina tavoitteina

KL-Lämmön ensisijainen tavoite uuden ratkaisun hankinnassa ja oman toiminnan kehittämisessä oli kustannusseuranta. Projektin alettua päätavoitteen sivutavoitteiksi muodostui kuitenkin pian raportointiohjelman ja asiakasraportoinnin kehittäminen.

Hillava on tukenut myös KL-Lämmön viime vuosien kasvua tuomalla tehokkuutta yrityksen töidenhallintaan.

Aitio Finland Oy tarjoaa nopeaa reagointia ja joustavaa palvelua

Kun KL-Lämpö toteutti järjestelmätarjoajien kilpailutuksen vuonna 2016, se esitti kilpailijoille tarkan ongelmakuvauksen, johon halusi ratkaisua. Karsintojen jälkeen jäljellä oli enää vain kaksi ehdokasta – joista toinen oli luonnollisesti Hillava. Aitio Finlandin nopea vastaus- ja reaktioaika asiakkaan yhteydenottoihin toimi lopulta yhtenä ratkaisevana tekijänä yhteistyön aloittamiseen – onhan kyseessä arvo, josta Aitio Finland pyrkii pitämään kiinni myös aina projektien aikana.

”Aitio Finland on erinomainen kumppani, joka reagoi hyvin nopeasti. Jos meillä tulee mieleen mitään tarpeita tai ajatuksia, Aitiolla reagoidaan niihin aina nopeasti ja hommat saadaan hoidettua hienosti sitä mukaa kun niitä tulee.”

KL-Lämpö Oy on energiatehokkuutta edistävä vedenkäsittelyn asiantuntijayritys. Yritys on perustettu vuonna 1993 ja se tunnetaan teollisuuden, voimalaitosten ja kiinteistötekniikan arvostamana luotettavana yhteistyökumppanina. 

Yrityksen luottamuksen takeena on koulutettu alan tunteva henkilökunta, jolla on energiatalouden ratkaisuista monivuotinen ammatillinen kokemus. Toiminta perustuu laboratoriossa suoritettavaan korkealaatuiseen vesianalytiikkaan ja tutkimustoimintaan. KL Lämpö edustaa vastuullista cleantech-liiketoimintaa, jonka tavoitteena on edistää energiatehokkuutta ja kestävää kehitystä.

Pirkkalasta lähtöisin oleva ja siellä edelleen päätoimipistettään pitävä yritys on laajentunut vuosien saatossa myös Espooseen ja Kempeleeseen. KL-Lämpö on laajentanut liiketoimintaansa myös kansainvälisille markkinoille.

Lisätietoja:
Juha Lepistö, työnjohtaja
juha.lepisto(a)kl-lampo.com 

KL-Lämpö Oy

Hillava-myynti 
myynti(a)hillava.com

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Hillava-blogi

Poimi parhaat vinkit esimerkiksi toiminnanohjaukseen, mobiiliin töidenhallintaan, resurssienhallintaan ja järjestelmän käyttöönottoon.

Tilaa uusimmat artikkelit sähköpostiisi:
Artikkelit aiheittain