Kenttätyön ohjauksen järjestelmän tai ylipäätään tietojärjestelmän hankkiminen ei ole helppoa. Ostajan on kyettävä vertailemaan eri toimittajien järjestelmiä, joista yksi lupaa tiettyjä ominaisuuksia ja hyötyjä, toisen painottaessa oman järjestelmänsä tiettyjä ominaisuuksia.
Olemme olleet mukana monessa järjestelmähankinnassa, joskus valinta on kallistunut meihin, toisinaan kilpailijaamme. Tärkeintä kuitenkin mielestämme on, että asiakkaana saat järjestelmän, joka tuo todellista hyötyä ja tehostaa yrityksen toimintaa toivottuun suuntaan.
Kokosimme avuksesi askeleet liikkuvan työn järjestelmien vertailuun ja toimittajan valintaan – poimi vinkit talteen!
1. Kirkasta
Ennen kuin otat yhteyttä yhteenkään toimittajaan, kirkasta itsellesi mitkä ovat ne teidän toiminnan muutamat tuskaisimmat kipukohdat, jotka uusi järjestelmä tulee korjaamaan. Tässä kohtaa et saa fuskata, on tärkeää, että pystyt priorisoimaan tarpeesi ja kiteyttämään ne kaikkein suurimmat tarpeet.
Kirkasta kipukohdat ja kirjaa ne itsellesi ylös enintään parilla lauseella. Tässäkään kohtaa et saa fuskata. Jos kiteytyksesi on parin lauseen sijaan romaani, se sisältää itse asiassa useita kipukohtia yhden sijaan. Kirkastuksen jälkeen sinulla on muutama selkeä tavoite, jotka järjestelmän tulee täyttää.
Kirkastaminen on tärkeää, jotta prosessin edetessä ja tarjontaan tutustuessasi pystyt helposti palauttamaan mieleen itsellesi ja potentiaaliselle toimittajalle suurimmat tarpeesi.
2. Budjetoi
Mieti, paljonko olet valmis käyttämään rahaa järjestelmän hankintaan. Muista, että jos haluat mennä kuuhun, tarvitset kuuraketin, mutta katolle pääset tikkailla. Pidä siis mielessä se, että jos euroja on vähän, on sinun oltava valmis joustamaan jossain. Jos taas euroja on enemmän, on sinun tietenkin mahdollista saada enemmän.
Ole valmis kertomaan budjetti toimittajille. Tämä on tärkeä neuvo, joka säästää sekä sinun että toimittajan aikaa. Se, että avaat budjettisi toimittajalle, ei tarkoita sitä, että toimittaja nostaa hintansa vastaamaan budjettisi ylärajaa, vaan tämä mahdollistaa sen, että voitte toimittajan kanssa keskustella miten tavoitteesi saadaan täytettyä pysyen budjetin asettamissa rajoissa ja ovatko ylipäätään budjettisi ja toiveesi kyseisen toimittajan kanssa linjassa. Budjetin avaamalla rankkaat myös saman tien pois toimittajat, jotka eivät pysty tarjoamaan palveluaan haluamallasi budjetilla.
Budjetoinnin jälkeen sinulla on selkeät eurorajat järjestelmähankinnalle.
3. Tutki
Laita hakukone laulamaan, etsi tietoa järjestelmätoimittajien kotisivuilta ja blogeista sekä kysy kaverilta suosituksia. Tässä kohtaa kaverin suositteluun kannattaa todellakin luottaa! Myös järjestelmätoimittajien case-kuvaukset nykyasiakkaista kertovat yleensä paljon.
Listaa potentiaaliset järjestelmätoimittajat, huomioi myös järjestelmälle asettamasi vaatimukset ja tavoitteet, budjettisi sekä järjestelmätoimittajan kertoma hinta.
Hei, ihan mahtavaa! Nyt sinulla on selkeästi kirkastettuna tavoitteet, jotka järjestelmän tulee täyttää, tiedät paljonko sinulla on euroja käytettävissä ja olet listannut potentiaalisia toimittajia. Matka jatkuu järjestelmien ja toimittajien tarkempaan tutkimiseen, järjestelmien vertailuun ja lopulliseen valintaan blogikirjoituksen osassa 2, maali häämöttää jo!