Millainen on juuri teidän yrityksellenne sopiva toiminnanohjausjärjestelmä? Millainen järjestelmä sitouttaa käyttäjiään sen jatkuvaan käyttöön ja siten liiketoiminnan tekemisen edistämiseen? Toiminnanohjausjärjestelmä on tärkeä osa yrityksen liiketoiminnan organisointia ja se mahdollistaa liiketoiminnan laaja-alaisen tehostamisen. Sen vuoksi on tärkeää tunnistaa oman yrityksensä tarpeet ja niihin vastaava ratkaisu jo ennen järjestelmän hankintaa.
Aiemmassa artikkelissa käsittelimme sitä, mitä tulee ottaa huomioon yrityksen tarpeisiin sopivan toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa. Tämänkertaisessa artikkelissa menemme syvemmälle tehokkaan ja liiketoiminnan tehostamisen kannalta sopivan ratkaisun määritelmään.
Mistä modernin järjestelmän tunnistaa?
Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä eroaa perinteisistä ja vanhentuneista järjestelmistä erityisesti käytettävyydellään – moderni ratkaisu mahdollistaa järjestelmän kulkemisen työntekijän mukana riippumatta siitä, missä työnteko fyysisesti tapahtuu. Modernin järjestelmän käyttäminen sujuu helposti älypuhelimen tai tabletin kautta, tukien siten päivittäistä työntekoa. Mobiiliominaisuuksien avulla tieto siirtyy yrityksessä molempiin suuntiin pääjärjestelmän ja mobiilin välillä mahdollistaen nopean reagoinnin muuttuviin aikatauluihin ja suunnitelmiin.
Moderni ratkaisu on mukana kulkemisen lisäksi myös helppo ja miellyttävä käyttää – ratkaisu sisältää helpon käyttöliittymän ja sopivasti visuaalisuutta raportoitavan ja vastaanotettavan tiedon tulkinnalle. Käyttäjäystävällisyys onkin tärkein tekijä tehokkaan toiminnanohjausjärjestelmän määrittämisessä, sillä se myös sitouttaa ratkaisun käyttäjät sen jatkuvaan käyttöön.
Olisiko mobiilikäyttöinen järjestelmä meille sopivin ratkaisu?
Hyvin usein tärkeä tieto ei välity ja dokumentoidu tarpeeksi hyvin työntekijän ja esimiehen välillä, jos työntekijät saavat työohjeita ja tehtävänantoja paperilla tai suullisesti. Tällöin myös viimehetken muutokset välittyvät työntekijöille hankalasti, jos lainkaan. Jos tietoa työkohteista kerätään paperikaavakkeille tai Excel-lomakkeille, ne vaativat erillisen työmäärän siirtyäkseen johdon ja laskutuksen hyödynnettäväksi yrityksen järjestelmissä.
Mobiilipohjainen ratkaisu takaa, että kaikki toiminnalle hyödyllinen ja ajankohtainen tieto välittyy saumatta eri tasojen välillä ja että tehdyistä tehtävänannoista ja työohjeista jää myös dokumentaatiot eri osapuolien tarkasteltaviksi. Mobiiliratkaisujen käyttö mahdollistaa toiminnanohjauksen ulottamisen koko yrityksen laajuudelle, varmistaen siten hankitusta järjestelmästä suuremman hyödyn saamisen. Mobiilikäyttöisen järjestelmän merkittäviä etuja on sen mahdollistama tiedon reaaliaikaisuus ja ratkaisun offline-käytön.
Vaikka monet järjestelmät mainostavat olevansa mobiileja, ne saattavat kuitenkin todellisuudessa tarjota samaa käyttöliittymää sekä puhelimelle että tietokoneelle. Aidosti mobiilista järjestelmästä löytyy vähintään erillinen mobiililaitteisiin optimoitu käyttöliittymä, mielellään jopa erillinen mobiilisovellus. Ratkaisussa tulisi olla panostettu nimenomaan sen käytettävyyteen liikkuvissa olosuhteissa ja tämä tulee varmistaa aina ennen mobiilisti toimivan ratkaisun hankintaa.
Älä anna kilpailijoille turhaa etumatkaa
Joskus oman toiminnan tehostamiseen havahdutaan vasta siinä vaiheessa, kun huomataan, että kilpailijalla on jo käytössään tehokkaampia ratkaisuja kuin perinteinen ruutuvihko tai Excel. Kilpailuedun saavuttamiseksi olisi kuitenkin tärkeää toimia ratkaisujen suunnannäyttäjänä sen sijaan, että muuttuvien aikojen kelkkaan hypätään vasta reagoidessa kilpailijoiden liikkeisiin.
Järjestelmähankinnan tulisikin lähteä aina liikkeelle yrityksen oman toiminnan tehostamisesta ja kehittämisestä eikä vain nykyisen toimintatavan digitalisoinnista. Vanhat työkalut jättävät toimintaan omia rajoitteitaan ja niitä sekä toimintamalleja uudistaessa pitää miettiä, mikä olisi parempi ja tehokkaampi toimintatapa yritykselle.
Haluatko lisätietoja?
Lataa maksuton Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton oppaamme saadaksesi lisätietoja modernin toiminnanohjausjärjestelmän tuomista hyödyistä sekä siitä, mitä järjestelmän käyttöönotossa tulisi ottaa huomioon.